Per chi ha bisogno di ritrovare i propri documenti da qualsiasi pc, di condividerli con altre persone e di scriverli collaborativamente uno strumento che semplifica il lavoro è Google Docs.

Google Docs consente di creare ed editare testi, tabelle e presentazioni come si fa con Office e OpenOffice direttamente dal browser e di salvarli sul proprio account Google. Con Docs si possono inoltre condividere singoli documenti o cartelle con una o più persone, e permettere loro di modificarli come in un Wiki.

Oltre a questo, su Google Docs si possono uploadare documenti dal pc (chi ha Windows può usare List Uploader per caricarne diversi simultaneamente) e scaricarli sul proprio pc in diversi formati tra cui PDF  e HTML (per scaricarli tutti basta scaricare questo script di GreaseMonkey per Firefox). Inoltre si possono pubblicare documenti come pagine Web e creare questionari da inviare via e-mail.

E’ possibile inoltre iscriversi al feed dei propri documenti, o anche di uno specifico, anche se al momento la funzione non sembra funzionare al meglio. Si può tenere traccia di chi legge un documento e quando lo legge, e inoltre grazie al nuovo Google Docs Gadget for the Desktop, disponibile al momento per Windows e Linux, si possono consultare i propri documenti direttamente dal desktop.

Se volete saperne di più leggete questo articolo di Googlisti su Google Docs, se invece come vi consiglio iniziate ad usarlo fate attenzione a salvare sempre anche sul pc i documenti importanti: il servizio è ancora in fase beta e come apprendo dal blog di Andrea Sacchini dal 26 dicembre 2008 al 7 gennaio 2009 alcuni utenti hanno perso l’accesso ai propri documenti per problemi tecnici.

Michele Polico

Tutti noi conosciamo Wikipedia, l’enciclopedia più grande e aggiornata che ci sia! Su Wikipedia troviamo informazioni praticamente su ogni cosa, e se una voce non c’è la possiamo creare! In linea teorica Wikipedia potrebbe contenere tutta l’informazione disponibile al mondo. Questo è possibile perché Wikipedia è basata sulla filosofia e sulla tecnologia Wiki, che consente a chiunque di contribuire alla stesura dei contenuti.

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Ma cos’è Wiki??

Un Wiki è un insieme di pagine in cui diversi utenti collaborano alla stesura dei contenuti, integrando, modificando o eliminando i contributi precedenti. Nei Wiki ogni modifica viene archiviata cronologicamente, in modo da permettere il ripristino di versioni precedenti in caso di errori o abusi.

Ma se le potenzialità di Wikipedia stanno nell’apertura e nella condivisione di questa tecnologia con tutti, ogni azienda la può utilizzare per ottenere invece uno spazio collaborativo riservato all’interno: un ottimo strumento per la collaborazione e per la condivisione e gestione della conoscenza interna.
Un Wiki interno semplifica la maggior parte delle attività svolte in azienda, permettendo ai membri di un team di aggiornarsi e confrontarsi sullo svolgimento di un progetto, lo studio di un prodotto o la situazione di un cliente, permettendo la collaborazione a distanza e rendendo il know-how aziendale indipendente dalle singole persone.

Ma come si crea un Wiki?

Chiunque voglia creare un Wiki può utilizzare diversi prodotti. Il più famoso e completo è MediaWiki, software open source installabile su server sviluppato da WikiMedia Foundation, l’organizzazione non-profit che ha creato Wikipedia. Se non si vuole gestire direttamente un software si possono utilizzare servizi online come PbWiki e WikiSpaces: basta creare un account su uno di questi servizi per creare il proprio Wiki. Interessante è anche cl1p.net, che consente di creare pagine Wiki come questa senza neanche bisogno di registrarsi.

Michele Polico

P.S. i prossimi post nel 2009!